Jumat, 22 April 2011

Manjemen Penjaminan Mutu" PEMAHAMAN KONSEP DAN PENYUSUNAN QUALITY MANAGEMENT SYSTEM PADA INDUSTRI PANGAN DENGAN PENERAPAN 3Q”

BAB I
PENDAHULUAN
1.1.    Latar Belakang
Organisasi yang sehat memerlukan suatu sistem manajemen yang berkualitas agar dapat memberikan jaminan mutu kerja dari unit-unit suatu organisasi sebagai usaha yang berkesinambungan bagi kelangsungan hidup perguruan tinggi. Dalam era yang serba modern dengan arus globalisasi seperti sekarang ini keberadaan sistem manajemen yang berkualitas merupakan faktor yang dapat menjadi tumpuan suatu organisasi untuk mampu bersaing dengan pesaing-pesaing internasional. Era globalisasi menyajikan kenyataan yang baru yang ditandai oleh pasar tanpa batas negara, revolusi teknologi komunikasi, revolusi teknologi informasi dan adanya diskriminasi yang dilakukan oleh konsumen terhadap produk dan jasa pelayanan. Konsumen tidak bergerak dengan himbauan untuk membeli dan menggunakan produk dalam negeri dengan alasan nasionalisme. Konsumen mencari kualitas (nilai) terbaik dalam memilih produk dan jasa pelayanan yang dibutuhkannya.
Kebutuhan akan perubahan dan perbaikan bagi dunia pendidikan tinggi sudah sangat jelas, yaitu melakukan evaluasi yang obyektif, keterusterangan mengenai kekurangan, dan persiapan untuk melakukan perubahan dan perbaikan. Setiap aktivitas organisasi harus secara terus menerus melakukan perbaikan kualitas, perubahan dan pengembangan sumber daya manusia dengan memanfaatkan manajemen kualitas sebagai daya dukung keunggulan bersaing.
Ketatnya persaingan di jaman globalisasi menyebabkan suatu perusahaan saling berlomba untuk mendapatkan konsumen sebanyak mungkin dengan berbagai macam sumber daya yang dimiliki, pada sisi lain tidak dapat dipungkiri bahwa konsumen semakin selektif dalam memilih sebuah produk barang atau jasa yang diminati. Tidak hanya cukup dengan memberikan kualitas pelayanan terbaik dalam mencapai apa yang disebut dengan customer satisfaction akan tetapi kualitas barang atau jasa yang ditawarkan juga harus mampu memberikan jaminan mutu, sehingga mau tidak mau agar mampu memenuhi tuntukan konsumen tersebut penerapan Sistem Manajemen Mutu rupa-rupanya tidak dapat dihindari lagi.

Jika ditinjau dari definisinya, menurut Joseph M. Juran , mutu merupakan kesesuaian dengan penggunaan (fitness for use). Mutu menurut ISO 9000:2000 adalah derajat atau tingkat karakteristik yang melekat pada produk yang mencukupi persyaratan atau keinginan. Sedangkan secara konvensional, mutu biasanya menggambarkan karakteristik langsung suatu produk, seperti: penampilan, keandalan, kemudahan penggunaan, estetika, dan sebagainya. Definisi strategik menyatakan bahwa mutu adalah segala sesuatu yang mampu memenuhi keinginan atau kebutuhan pelanggan (Gasperz, 2001). Konsep mutu tersebut mengalami evolusi dari waktu ke waktu. Konsep awal dari mutu adalah Konsep Pengawasan Mutu (Quality Control Concept) yang didasarkan pada konsep “defect detection”, yaitu bagaimana suatu sistem pengawasan tersebut dapat mendeteksi terjadinya suatu kesalahan / penyimpangan yang telah terjadi. Dengan kata lain, sistem ini hanya bisa mendeteksi kesalahan yang sudah terjadi. Tentu saja saat ini konsep yang demikian sudah sangat tidak memadai lagi, apalagi untuk bisa memberikan jaminan terhadap keamanan dan mutu suatu produk. Jaminan terhadap keamanan dan mutu produk  tersebut hanya bisa dilakukan jika terdapat sistem yang secara proaktif mencegah sebelum terjadi kesalahan dan/atau penyimpangan dalam proses pembuatan suatu produk. Konsep ini disebut dengan Konsep Penjaminan Mutu (Quality Assurance Concept).
Secara sederhana, konsep Quality Assurance (QA) dapat diilustrasikan sebagai berikut: Misalkan sebuah industri pangan memiliki 5 buah mesin produksi [misalnya produk wafer] dengan kapasitas masing-masing 1.000.000 batang wafer perhari. Jika industri tersebut dalam sehari memproduksi 5 juta wafer, dalam seminggu akan dihasilkan 25 juta wafer (5 x 5 juta), sebulan = 100 juta wafer, setahun 12 x 100 juta = 1,2 milyar wafer. Pertanyaannya adalah apakah ke-1,2 milyar wafer tersebut semuanya dapat dijamin kualitasnya. Berapa persenkah dari 1,2 milyar wafer tadi yang boleh tidak memenuhi syarat yang telah ditetapkan? Tentu saja jawabannya adalah 0% (nol persen) alias tidak boleh ada satu wafer pun yang tidak memenuhi syarat. Konsep ini yang disebut dengan Zero Defect Concept. Konsep tersebut tidak mungkin bisa berjalan apabila masih menggunakan konsep QA, karena konsep tersebut hanya mencegah terjadinya kesalahan. Penjaminan hanya dapat dilaksanakan jika ada sistem yang mengatur seluruh komponen (unsur) dalam industri agar tujuan mutu dapat tercapai. Sistem inilah yang disebut dengan Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System).
Dalam industri pangan, Quality Management System (QMS) sangat diperlukan di tiap sektor, terutama untuk menjamin keamanan dan kualitas produk pangan bagi konsumen (Orris dan Whitehead, 2000). Sejumlah bisnis pada industri pangan yang mengadopsi QMS untuk mampu berkompetisi di pasar global semakin meningkat secara kontinu. Contoh QMS yang penting di industri pangan adalah Global Food Safety Initiative (GFSI), International Food Standard (IFS), British Retail Consortium (BRC), Safe Quality Food (SQF) 2000 dan International Organization for Standardization – ISO 22000:2005 (Baert et al., 2005).
Oleh karena itu, dalam makalah ini akan disajikan konsep QMS dan penyusunan serta contoh penerapan QMS di industri pangan. QMS tersebut mengacu pada konsep 3Q, yaitu Quality Control (QC), Quality Assurance (QA), dan Quality Management (QM) dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen mutu.
1.2.    Tujuan
Tujuan pembuatan makalah ini adalah memberikan pemahaman tentang konsep Quality Management System (QMS), dan penyusunan serta contoh penerapan QMS di industri pangan dengan mengacu pada konsep 3Q (QC, QA, dan QM). Diharapkan dengan adanya penyusunan QMS tersebut dapat memberi inspirasi pada industri atau UKM pangan untuk menerapkan QMS sehingga memberikan dampak positif terhadap kemajuan industri tersebut khususnya dalam hal kualitas.

BAB II
PEMBAHASAN
2.1.    Konsep Quality Management System Secara Umum
Quality Management System (QMS) adalah suatu sistem yang memuat garis besar kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk meningkatkan dan mengontrol proses yang akhirnya akan menuju pada peningkatan business performance. QMS meliputi serangkaian elemen-elemen yang saling terkait dan berinteraksi yang mengarahkan dan mengontrol organisasi untuk mengacu pada peningkatan mutu (Anonim, 2010). Oleh sebab itu QMS hendaknya diaplikasikan pada seluruh kegiatan unit. Tujuan pelaksanaan QMS dalam suatu organisasi adalah untuk mengelola berbagai kegiatan dengan pendekatan yang sistematis dan secara berkesinambungan meningkatkan keefektifan sesuai dengan standar internasional yang mengutamakan kebutuhan-kebutuhan stakeholders. Kunci utama dari kebijakan mutu adalah pencapaian kepuasan permanen dan kepercayaan stakeholders. Tujuan ini dapat dicapai melalui identifikasi sistem pengukuran dari seluruh proses yang mempengaruhi stakeholders terhadap mutu produk/pelayanan yang dihasilkan suatu organisasi. Dengan demikian kepuasan pelanggan (stakeholders) adalah menjadi tujuan utama penerapan QMS.
Menurut Gaspersz (2001), QMS merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi. QMS mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen kualitas secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Terdapat beberapa karakteristik umum dari sistem manajemen kualitas, antara lain sebagai berikut (Gaspersz, 2001):
a.    Sistem manajemen kualitas mencakup suatu lingkup yang luas dari aktivitas-aktivitas dalam organisasi modern. Kualitas dapat didefinisikan melalui lima pendekatan utama, antara lain sebagai berikut: transcendent quality yaitu suatu kondisi ideal menuju keunggulan, product based quality yaitu suatu atribut produk yang memenuhi kualitas, user based quality yaitu kesesuaian atau ketepatan dalam penggunaan produk, manufacturing based quality yaitu kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar, dan value based quality yaitu derajat keunggulan pada tingkat harga yang kompetitif.
b.    Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini sering mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja.
c.    Sistem manajemen kualitas berlandaskan pada pencegahan kesalahan sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Patut diakui pula bahwa banyak sistem manajemen kualitas tidak akan efektif sepenuhnya pada pencegahan semata, sehingga sistem manajemen kualitas juga harus berlandaskan pada tindakan korektif terhadap masalah-masalah yang ditemukan. Dalam kaitan dengan hal ini, sistem manajemen kualitas merupakan suatu closed loop system yang mencakup deteksi, umpan balik, dan korelasi. Proporsi terbesar harus diarahkan pada pencegahan kesalahan sejak tahap awal.
d.   Sistem manajemen kualitas mencakup elemen-elemen: tujuan (objectives), pelanggan (customer), hasil-hasil (outputs), proses-proses (processes), masukan-masukan (inputs), pemasok (suppliers), dan pengukuran untuk umpan balik dan umpan maju (measurement for feedback and feedforward).
2.2.    Konsep Quality Management System pada Industri Pangan
Penjaminan mutu di industri pangan terhadap produk pangan yang dihasilkan (dalam segi nilai gizi, sensori, maupun kenyamanan) bukan merupakan keharusan, meskipun hal tersebut diinginkan oleh konsumen. Sistem yang diimplementasikan sukarela, dikenal dengan Quality Assurance (QA) dan Quality Management (QM), termasuk Quality Assurance Control Point (QACP). QACP adalah salah satu sistem QA pada produksi pangan, yang dibuat atas dasar konsep Hazard Analysis and Critical Control Point (HACCP).
Gambar 2.1. Diagram Hubungan GMP, GHP, HACCP, QACP, QMS, dan TQM (Sikora dan Strada, 2008)
Gambar 2.1. mengilustrasikan cakupan secara luas tentang jaminan mutu dan keamanan pangan serta sistem manajemen dan hubungan ketiganya. Oleh karena itu, perlu dibedakan antara istilah “penjaminan” dengan “manajemen”. Istilah “penjaminan” berkaitan dengan produk, meliputi semua sistem jaminan keamanan pangan (GMP, GHP, dan HACCP), dan sistem jaminan kualitas QACP. Sedangkan istilah “manajemen” meliputi semua organisasi kualitas dan keamanan pangan di perusahaan, termasuk QMS (ISO-9000) dan TQM.
Ditinjau dari definisinya, kualitas dalam dunia pangan adalah sesuatu standar minimum yang harus dipenuhi agar mampu memuaskan pelanggan yang menggunakan output dari sistem industri pangan itu, serta harus terus-menerus ditingkatkan sejalan dengan tuntutan pasar tenaga kerja yang semakin kompetitif. Sudah saatnya industri pangan di Indonesia melakukan reorientasi dan redefinisi tujuan dari industri pangan, bukan sekedar menghasilkan produk sebanyak-banyaknya tanpa peduli akan kepuasan pengguna produk itu, melainkan juga harus bertanggung jawab untuk menghasilkan produk yang kompetitif dan berkualitas agar memuaskan kebutuhan pelanggan untuk mengonsumsi produk pangan tersebut. Penerapan QMS di industri pangan sudah sepantasnya mendapatkan perhatian penuh dari pemerintah.
QMS yang akan dikembangkan berbasis pada penerapan 3Q, yaitu QC, QA, dan QM. QMS atau Sistem Manajemen Mutu terdiri atas tiga kata, yaitu sistem, manajemen, dan mutu. Sistem didefinisikan sebagai kumpulan entitas yang saling terkait atau berinteraksi. Ketika sistem didefinisikan seperti ini, QMS mengganti secara konsepsional Total Quality Control (TQC) dan Total Quality Management (TQM).
Konsep QA yaitu bagian dari manajemen mutu yang difokuskan pada pemberian keyakinan dan kepercayaan bahwa persyaratan mutu dapat dipenuhi, dalam suatu sistem atau organisasi baik skala besar maupun kecil. QA berarti memastikan mutu suatu produk sehingga memuaskan pelanggan. Pada takaran tertingginya, QA tidak lagi mengandalkan pada inspeksi atau pengawasan yang tadinya menjadi bagian dari QC, yaitu bagian dari manajemen mutu yang difokuskan pada pemenuhan mutu. QC ditandai dengan inspeksi, standar produk, testing, dan pengukuran (Yasid, 2007).
Interaksi antara QC dan QA selalu terjadi dalam penerapan QMS. Semakin besar peran QA maka inspeksi, pengawasan, pengukuran, dan testing yang dilakukan oleh QC semakin kecil. Dalam posisi demikian, keyakinan dan kepercayaan secara internal dan eksternal baik pelanggan maupun stakeholder atau entitas dalam QMS akan semakin meningkat. Oleh karena itu, antara meningkatkan tingkat kepercayaan dengan QMS memiliki keterkaitan yang erat dan saling interaksi baik secara konsepsional maupun operasional dalam usaha meningkatkan kesadaran mutu. Semua ini berlaku baik pada internal maupun eksternal organisasi, mulai dari pemasok hingga ke pelanggan.
2.3.    Penyusunan Quality Management System pada Industri Pangan
Untuk dapat menyusun QMS di industri pangan, terlebih dahulu melihat tujuan utama industri tersebut dalam  menerapkan QMS. Tujuan utama industri pangan adalah memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggannya. Dalam QMS maka seluruh rangkaian proses produksi produk pangan benar-benar berdasarkan pada aspek peningkatan kualitas. Agar QMS ini dapat berjalan, maka harus ada “departemen khusus” yang mengawasi pelaksanaan QMS. Departemen ini bertindak sebagai “polisi” yang mandiri untuk memantau keseluruhan proses pembuatan obat mulai dari konsep desain di R&D hingga produk pangan tersebut berada di tangan konsumen. QMS mencakup atau memiliki ruang lingkup, antara lain :
1.        Sistem Mutu (Quality System)
Sistem mutu adalah suatu sistem yang mengatur secara keseluruhan dari hulu ke hilir, yaitu mulai dari penerimaan bahan baku, proses produksi, hingga distribusi produk ke konsumen agar didapatkan produk dengan mutu yang seragam dan sesuai dengan yang diharapkan. Sistem mutu dibuat sedetail mungkin agar dalam penerapannya jelas dan meminimalisir kesalahan. Misalnya dengan pembuatan SOP yang jelas untuk tiap tahapan dan tiap divisi.
2.        Personalia
Keberhasilan pelaksanaan QMS terkait erat dengan personil yang melaksanakannya. Penetapan struktur organisasi yang jelas dalam penyusunan dan pengawasan QMS harus diatur sebelumnya. Sosialisasi QMS di sebuah industri hendaknya dilakukan oleh tim QMS kepada seluruh karyawan yang nantinya akan melaksanakan QMS. Sebagai penanggung jawab dan pengawas pelaksanaan QMS adalah Departemen Quality Assurance.
3.        Sanitasi dan Higiene
Sistem mutu yang telah dibuat tidak akan berhasil tanpa didukung adanya pengendalian sanitasi dan higiene yang baik. Penerapan GMP dan SSOP yang kontinu harus dilakukan untuk memastikan sanitasi dan higiene terutama dalam proses yang langsung berhubungan dengan bahan pangan. Sanitasi dipengaruhi oleh sumua hal mulai dari desain fasilitas hingga pengolahan pangan, kondisi proses yang terkontrol, serta sistem kontrol hama (Dianameci, 2007).
4.        Inspeksi Diri dan Audit Mutu
QMS meliputi pula pengawasan secara kontinu dan audit rutin. Pengawasan dan audit dilakukan oleh departemen tertentu atau oleh badan sertifikasi untuk memastikan pelaksanaan QMS di industri secara benar. Kegiatan pengawasan sangat penting dilakukan untuk memeriksa apakah QMS yang telah disusun sudah jelas dan mampu diterapkan secara menyeluruh oleh karyawan. Audit perlu dilakukan untuk menjaga kesesuaian sistem dengan kondisi nyata. Apabila ternyata ditemukan suatu ketidakcocokan, sistem bisa disesuaikan, karena QMS tidak bersifat statis.
5.        Sistem Dokumentasi Perusahaan
Salah satu bagian terpenting dari QMS adalah dokumentasi dari seluruh proses. Dokumen menyediakan suatu rekaman yang terus menerus berdasarkan fakta baik positif maupun negatif dari kinerja karyawan sehingga kita dapat menggunakan informasi itu untuk mengambil keputusan dan menghindari ketergantungan pada ingatan. Tujuan dokumentasi adalah untuk menginstruksikan dan membimbing karyawan yang setiap tindakannya mempengaruhi mutu produk/pelayanan, serta menginformasikan para stakeholeders bahwa proses yang diimplementasikan tersebut menjamin kepuasan yang utuh bagi mereka.
Permasalahan di sektor industri yang dapat diselesaikan dengan QMS antara lain berkaitan dengan SOP, penggunaan sumber daya yang ada secara ekonomis dan efisien, pengendalian bahan baku dan biaya, penggunaan teknologi dan pembelajaran, hubungan kerjasama dengan sektor lain dan yang berhubungan dengan peraturan pemerintah.
6.        Program Kualifikasi dan Validasi
Program kualifikasi dan validasi perlu dilakukan untuk memeriksa keefektifan pelaksanaan QMS, misalnya dibuat dalam periode tertentu. Dari hasil program tersebut dapat diketahui apakah QMS yang dibuat memberikan dampak positif bagi industri yang menerapkan, atau justru kebalikannya.
7.        Penanganan Keluhan Terhadap Produk, Penarikan Kembali Produk serta Produk Kembalian QMS juga di dalamnya terdapat hal dan prosedur mengenai masalah eksternal yang akan terjadi terkait penyimpangan produk setelah dipasarkan. Kemungkinan yang mungkin terjadi adalah complain dari konsumen, atau hal terburuk adalah penarikan kembali produk akibat suatu kasus khusus. Sebelum hal tersebut terjadi, hendaknya QMS sudah memprediksi dan memberikan langkah yang harus diambil.
Terdapat beberapa tahapan dalam penyusunan suatu QMS, antara lain sebagai berikut :
a.    Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen mutu yang akan diterapkan. Misalkan ditetapkan menggunakan standar ISO 9001:2000.
b.    Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pemimpin senior dari organisasi.
c.    Menetapkan suatu kelompok kerja atau komite pengaruh yang terdiri dari manajer-manajer senior.
d.   Menugaskan wakil manajemen (management representative).
e.    Menetapkan tujuan-tujuan kualitas dan implementasi sistem
f.     Meninjau ulang sistem manajemen kualitas yang sekarang.
g.    Mendefinisikan struktur organisasi dan tanggung jawab.
h.    Menciptakan kesadaran kualitas (quality awareness) pada semua tingkat dalam organisasi.
i.      Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem manajemen kualitas dalam manual kualitas (buku panduan).
j.      Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur-prosedur.
k.    Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam prosedur operasional atau prosedur terperinci.
l.      Memperkenalkan dokumentasi.
m.  Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam sistem.
n.    Meninjau ulang dan melakukan audit sistem manajemen kualitas.

Sedangkan tahapan dalam penyusunan sistem dokumentasi QMS adalah sebagai berikut :
a.    Supporting Document.
Identifikasi work instruction masing-masing pekerjaan yang ada di lapangan dan form-form yang berlaku. Misalnya, proses pembelian material umumnya adalah keluarkan RFP dari user, kemudian assigned by authorized person, dan sebagainya.
b.    Procedure.
Identifikasikan prosedur-prosedur pada setiap fungsi. Ini lebih umum dari work instruction. Work Instruction berada di bawah level prosedur. Ini menyangkut apakah fungsi dasar yang dilakukan oleh masing-masing organisasi. Prosedur ini dapat dibuat dengan pemikiran ulang mengapa suatu departemen berdiri, apa peran departemen tersebut pada suatu industri, dan sebagainya.
c.    Quality Manual.
Buat quality manual masing-masing fungsi. Di sini ada janji-janji masing-masing fungsi, misalnya departemen produksi berjanji untuk menepati delivery schedule dan productivity. Janji-janji manajemen, seperti menjadi perusahaan world class di bidangnya, dam lain-lain.
d.   Quality Objective.
Quality objective dibuat untuk masing-masing departemen atau masing-masing fungsi. Hasilnya harus dapat terukur, mampu dicapai dan disetujui oleh fungsi-fungsi tersebut.
e.    Business Process.
Business process adalah interrelasi antara fungsi., misalnya fungsi produksi, fungsi purchasing, dan sebagainya. Bagaimana cara menghubungkan satu sama lainnya.
2.4.    Contoh Pelaksanaan Quality Management System pada Industri Pangan
Pelaksanaan QMS sehari-hari di industri pangan diilustrasikan sebagai berikut, misalnya dalam hal “Pengadaan Bahan Baku” :
1.    Bahan baku digunakan untuk memproduksi produk pangan siap untuk dikonsumsi. Agar bisa dihasilkan produk yang sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan, salah satu faktor penting yang harus diperhatikan adalah kualitas dari bahan baku yang digunakan, harus sesuai dengan spesifikasi bahan bahan baku yang telah ditetapkan. Departemen yang berhak menentukan spesifikasi bahan baku yang digunakan adalah Departemen Research and Development (R&D), karena departemen inilah yang tahu secara persis spesifikasi bahan baku, misalnya kadar airnya, sifat sensorinya, kesegarannya dan lain-lain. Dalam hal ini, tugas Departemen QA adalah :
a.    Menyetujui spesifikasi yang telah dibuat oleh Departemen R&D tersebut, agar spesifikasi yang dibuat oleh Departemen R&D tidak menyimpang dari peraturan perundang-undangan, aturan GMP dan sebagainya.
b.    Memastikan bahwa seluruh bahan baku yang digunakan oleh industri pangan tersebut harus sesuai dengan spesifikasi yang telah dibuat, dengan cara membuat aturan atau Sistem Pelulusan Bahan Awal. Jadi, hanya bahan awal/baku yang sesuai dengan spesifikasi yang boleh diterima dan digunakan untuk proses produksi oleh industri pangan tersebut.
2.    Pembelian bahan baku. dilakukan oleh Departemen Pembelian (Purcashing). Prosedur/tata cara pembelian dibuat oleh departemen yang bersangkutan, yaitu Departemen Purcashing. Dalam hal ini, tugas Departemen QA adalah :
a.    Menyetujui prosedur pembelian tersebut (Protap harus disetujui oleh Departemen QA).
b.    Memastikan bahwa Departemen Purcashing hanya membeli bahan baku/awal sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan dan membeli bahan baku/awal tersebut dari suplier yang telah disetujui oleh Departemen QA (approved supplier).
c.    Untuk memastikan Depatemen Purcashing melakukan hal tersebut, maka Departemen QA melakukan audit internal (inspeksi diri) dan audit eksternal. Audit internal dilakukan untuk mengetahui apakah Departemen Purcashing telah melakukan sistem/aturan yang telah dibuat, sedangkan audit eksternal dibuat untuk mengetahui kondisi supplier yang memasok bahan awal/baku.
3.    Setelah bahan awal/baku datang, yang menerima bahan tersebut adalah Departemen/bagian Gudang. Prosedur atau tata cara penanganan bahan di gudang, yang paling tahu tentunya adalah departemen/bagian yang bersangsangkutan. Sehingga yang membuat Protap tentang penanganan bahan di gudang adalah departemen/bagian gudang. Dalam hal ini, tugas QA adalah :
a.    Menyetujui protap tersebut.
b.    Memastikan apakah protap tersebut dijalankan, dengan cara melakukan audit internal.
4.    Yang berkewajiban untuk melakukan pemeriksaaan bahan awal/baku tersebut adalah Departemen QC, karena departemen inilah yang “memiliki” laboratorium pengujian. Untuk dapat melakukan pengujian, maka Departemen QC membuat Prosedur Tetap Cara Pengujian Bahan. Dalam hal ini, tugas Departemen QA adalah :
a.    Menyetujui Protap pengujian tersebut.
b.    Memastikan bahwa Protap pengujian tersebut akan senantiasa menghasilkan hasil pengujian yang konsisten. Untuk menguji cara pengujian tersebut Departemen QA melakukan Validasi Metode Analisa.
5.    Demikian seterusnya. Sehingga Departemen QA membuat suatu sistem/aturan yang mengatur tentang sistem/aturan di seluruh departemen/bagian yang ada dalam industri pangan tersebut.
Selain dalam hal pengadaan bahan baku, penerapan QMS di industri pangan meliputi keseluruhan proses, yaitu pengolahan hingga didapat produk akhir, dan distribusi ke konsumen.
BAB III
PENUTUP
3.1.    Kesimpulan
Quality Management System (QMS) adalah sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Penyusunan dan penerapan QMS yang sesuai perlu dilakukan di industri pangan untuk meningkatkan performa industri, menghasilkan produk dengan kualitas prima, dan berujung pada meningkatknya kepercayaan konsumen. QMS yang akan dikembangkan mengacu pada konsep 3Q, yaitu Quality Control (QC), Quality Assurance (QA), dan Quality Management (QM) dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen mutu. Hal itu karena konsep-konsep tersebut memiliki keterkaitan.
QMS yang disusun meliputi sistem mutu (Quality System), personalia, sanitasi dan higiene, inspeksi diri dan audit mutu, sistem dokumentasi perusahaan, program kualifikasi dan validasi, serta penanganan keluhan terhadap produk, penarikan kembali produk serta produk kembalian. Penerapan QMS di industri pangan dimulai dari hulu ke hilir, yaitu dari pengadaan bahan baku, pengolahan bahan baku hingga diperoleh produk akhir, dan distribusi produk ke tangan konsumen. Penerapan QMS yang baik dan kontinu dalam suatu industri tentunya akan memberikan dampak positif bagi kemajuan industri tersebut.
3.2.    Saran
Penyusunan QMS di tiap industri berbeda-beda, sesuai dengan bidang dan kondisi pada industri tersebut. Hendaknya sebelum menetapkan QMS yang akan digunakan, identifikasi terlebih dahulu semua permasalahan yang ada, buat suatu tim penyusun yang solid, dan susun QMS menggunakan standar yang sesuai. Sertifikasi QMS perlu dilakukan untuk mendapat kepercayaan lebih dari konsumen.

DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2010. Peningkatan manajemen SDM : Pengembangan Quality Management System (QMS).http://www.pps.ui.ac.id/new/index.php?option=com_content&task=view&id=2&Itemid=1. [25 Desember 2010].
Baert, K., Devlieghere, F., Jacxsens, L., dan Debevere, J. 2005. Quality Management Systems. In: The Food Industry in Safety in the agri-food chain. Wageningen Academic Publishers, pp 877-879.
Dianameci, R.A. 2007. An overview of integrated models for quality management in the agri-food industry through cost/benefit analysis. Jurnal Standardisasi. Vol. 9 No.3 : 87-93.
Gaspersz, V. 2001. ISO 9001:2000 and Continual Quality Improvement. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Orris, G.D. dan Whitehead, A.J. 2000. Hazard analysis and critical control point (HACCP) as a part of an overall quality assurance system in international food trade. Food Contr. 11, 345–351.
Sikora, T. dan Strada, A. 2008. Safety and Quality Assurance and Management Systems in Food Industry: An Overview. Cracow University of Economics.
Yasid, F. 2007. Model untuk meningkatkan Kesadaran Mutu dan Kepercayaan pada Komunitas Bisnis UKM Makanan dan Minuman dalam Rangka Meningkatkan Daya Saing. Pusat Penelitian Sistem dan Teknologi Pengujian, Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar